Vor allem auf Ihr Bauchgefühl nach einem persönlichen Gespräch mit Ihrem eventuellen künftigen Verwalter. Daneben sollten Sie sich aber auch einen Eindruck von der fachlichen Qualität und seiner Qualifikation verschaffen.

Hier sind einige wichtige Punkte, die bei der Auswahl einer Hausverwaltung berücksichtigt werden sollten:

• Leichte Erreichbarkeit
• Schnelle Reaktionszeit
• Erfahrung und Fachkompetenz
• Transparenz und Kommunikation
• Zufriedene Kundenreferenzen
• Persönliche Betreuung vor Ort

Durch eine sorgfältige Auswahl können Sie sicherstellen, dass die Hausverwaltung Ihren Bedürfnissen und den Anforderungen Ihrer Immobilien gerecht wird.

Zusammengefasst liegt der Hauptunterschied darin, dass die WEG-Verwaltung sich um gemeinschaftliches Eigentum von Wohnungseigentümern kümmert, während die Mietverwaltung für die Interessen von Vermietern im Rahmen von Mietverhältnissen zuständig ist.

Die Mietverwaltung bezieht sich auf die Verwaltung von Mieteinnahmen und -ausgaben sowie die Instandhaltung von vermieteten Immobilien, während die WEG-Verwaltung (Wohnungseigentumsverwaltung) sich auf die Verwaltung von gemeinschaftlichen Eigentumsbereichen innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft konzentriert.

Eine Hausverwaltung ist unverzichtbar für eine effiziente und professionelle Immobilienverwaltung. Sie übernimmt zeitaufwendige organisatorische Aufgaben, verfügt über Fachkenntnisse in Immobilienmanagement und Mietrecht, sorgt für rechtliche Sicherheit, entlastet Eigentümer von Verwaltungsaufgaben und minimiert Schäden durch schnelles Krisenmanagement.

Durch die Organisation von Eigentümerversammlungen (bei WEG) und eine gezielte Werterhaltung trägt sie zur langfristigen Werterhaltung Ihrer Immobilie bei. Zudem übernimmt sie die Kommunikation mit Mietern und fördert umweltbewusste Praktiken. Insgesamt ermöglicht eine Hausverwaltung einen reibungslosen Ablauf, während Eigentümer sich auf ihre Kernaktivitäten konzentrieren können.

Eine herausragende Hausverwaltung zeichnet sich durch klare Kommunikation, Fachkompetenz, effiziente Verwaltungsprozesse und proaktives Instandhaltungsmanagement aus. Kundenorientierung, rechtliche Sicherheit, finanzielle Transparenz sowie Nachhaltigkeit und schnelles Krisenmanagement sind weitere entscheidende Merkmale. Ehrlichkeit und Integrität bilden die Grundlage für eine vertrauenswürdige Zusammenarbeit.

Ein Verwalterwechsel ist ein wichtiger Prozess, der sorgfältig und transparent durchgeführt werden sollte. Im Idealfall ist die Zusammenarbeit mit einer Hausverwaltung auf Langfristigkeit ausgelegt. Je intensiver die Hausverwaltung die Immobilie kennt, desto besser wird sie betreut.

Wird das Vertragsverhältnis beendet, ist die bestehende Hausverwaltung nicht dazu verpflichtet, sich um einen Nachfolger zu kümmern. Alleinige Besitzer eines Mietobjektes entscheiden selbst über die Auswahl des neuen Verwalters, während in einer Wohnungseigentümergemeinschaft über den Wechsel abgestimmt werden muss. 

Ein Verwalterwechsel folgt typischerweise diesen Schritten:

1. Kündigung des bisherigen Verwalters:

Der alte Verwalter wird unter Einhaltung der vertraglichen Kündigungsfristen gekündigt.

2. Auswahl eines neuen Verwalters:

Die Eigentümergemeinschaft wählt einen neuen Verwalter, häufig in einer Eigentümerversammlung.

3. Klärung der Vertragsdetails:

Vertragsdetails wie Leistungsumfang, Honorar und Laufzeit werden zwischen dem neuen Verwalter und der Eigentümergemeinschaft besprochen und festgelegt.

4. Übergabe der Unterlagen:

Der alte Verwalter übergibt alle relevanten Unterlagen an den neuen Verwalter.

5. Informationsweitergabe an Mieter:

Mieter werden über den Wechsel informiert, und die Kontaktdaten des neuen Verwalters werden bereitgestellt.

6. Einberufung einer Eigentümerversammlung:

Eine Versammlung wird einberufen, um den neuen Verwalter vorzustellen und offene Fragen zu klären.

7. Vertragsunterzeichnung:

Der neue Verwaltervertrag wird von beiden Parteien unterzeichnet.

8. Übergangsphase:

Alte und neue Verwalter arbeiten möglicherweise gemeinsam, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen.

9. Aktualisierung von Kontaktdaten:

Kontaktdaten werden aktualisiert und an alle relevanten Parteien weitergegeben.

Ein gut geplanter Verwalterwechsel sorgt für einen nahtlosen Übergang und minimiert Unterbrechungen im Verwaltungsprozess.

Die Kosten für eine Hausverwaltung können je nach Region, Art der Immobilie und dem Leistungsumfang der Verwaltung variieren. Hier sind einige Faktoren, die die Kosten beeinflussen können:

• Größe der Immobilie:

Größere Immobilien mit mehr Einheiten erfordern in der Regel umfassendere Verwaltungsleistungen und können höhere Kosten verursachen.

• Art der Immobilie:

Wohnimmobilien, Gewerbeimmobilien oder gemischt genutzte Objekte können unterschiedliche Anforderungen an die Verwaltung stellen, was sich auf die Kosten auswirken kann.

• Leistungsumfang der Verwaltung:

Der Umfang der übernommenen Aufgaben, wie Instandhaltungsmanagement, Buchführung, Mieterbetreuung und rechtliche Dienstleistungen, beeinflussen die Kosten.

• Zusatzleistungen:

Zusätzliche Dienstleistungen wie die Organisation von Eigentümerversammlungen, die Erstellung von Energienachweisen oder rechtliche Beratung können die Gesamtkosten beeinflussen.

• Individuelle Anforderungen:

Spezifische Anforderungen der Eigentümergemeinschaft oder des Eigentümers können zusätzliche Kosten verursachen, wenn spezielle Leistungen gefordert werden.

Es ist wichtig, im Vorfeld klar zu definieren, welche Leistungen im Verwaltervertrag enthalten sind und welche zusätzlichen Kosten anfallen können. Die Gebührenstruktur kann unterschiedlich sein und umfasst oft eine Grundvergütung sowie zusätzliche Gebühren für bestimmte Dienstleistungen.

Die genauen Kosten sollten im Rahmen eines individuellen Angebots oder Vertragsvorschlags mit der Hausverwaltung besprochen werden.

Grundsätzlich kann eine Eigentümerversammlung seit dem 01.12.2020 auf drei Arten durchgeführt werden:

• eine reine Präsenzversammlung
• eine reine Online-Versammlung
• eine Hybridversammlung.

Durch die WEG-Reform wurde die Möglichkeit neu eingeführt, dass Wohnungseigentümer auch in elektronischer Form an einer Eigentümerversammlung teilnehmen können (§ 23 Abs. 1 Satz 2 WEG). Hierzu bedarf es eines vorherigen entsprechenden Beschlusses. Die Möglichkeit einer Präsenz-Teilnahme darf dadurch allerdings nicht ausgeschlossen werden.

Eine reine Online-Versammlung ist auch nach der WEG-Reform nicht zulässig. In dieser Versammlung gefasste Beschlüsse sind anfechtbar oder ggf. sogar von Anfang an nichtig. Sollte die Umstellung auf reine Online-Versammlungen von einer Eigentümergemeinschaft gewünscht werden, kann dies nur im Wege einer Vereinbarung erfolgen (Zustimmung aller Eigentümer).

Der Verwalter muss also aktuell eine Präsenzveranstaltung mit Versammlungsraum planen und die anwesenden Eigentümer können dann per Mehrheitsbeschluss entscheiden, ob zukünftig einzelne Eigentümer auch auf elektronischem Wege teilnehmen können.

Rücklagen sind Geldmittel, die von einer Eigentümergemeinschaft oder einem Vermieter angespart werden, um zukünftige Instandhaltungs- und Reparaturkosten abzudecken. Sie dienen dazu, finanzielle Reserven bereitzustellen, um unerwartete Ausgaben zu bewältigen und die langfristige Werterhaltung der Immobilie zu gewährleisten. Rücklagen werden insbesondere in Wohnungseigentümergemeinschaften (WEGs) und Mietobjekten gebildet.

Zwecke der Rücklagenbildung:

Instandhaltung und Reparaturen:

Die Hauptfunktion von Rücklagen besteht darin, finanzielle Mittel für die regelmäßige Instandhaltung und Reparaturen bereitzustellen. Dies umfasst beispielsweise Malerarbeiten, die Wartung von Aufzügen, die Renovierung von Gemeinschaftsbereichen oder die Reparatur von Gebäudeschäden.

Langfristige Werterhaltung:

Rücklagen tragen dazu bei, die langfristige Werterhaltung der Immobilie sicherzustellen. Durch regelmäßige Instandhaltungsmaßnahmen können größere Schäden vermieden und der Gesamtwert der Immobilie erhalten oder gesteigert werden.

Vermeidung von Sonderumlagen:

Rücklagen dienen dazu, die Notwendigkeit von Sonderumlagen zu minimieren. Sonderumlagen sind zusätzliche Zahlungen, die Eigentümer im Falle von unerwarteten Kosten oder größeren Sanierungsprojekten leisten müssen.

Finanzielle Stabilität:

Durch die Bildung von Rücklagen gewinnt die Eigentümergemeinschaft oder der Vermieter finanzielle Stabilität. Im Falle von unvorhergesehenen Ausgaben stehen bereits Mittel zur Verfügung, um adäquat zu reagieren.

Planungssicherheit:

Rücklagen ermöglichen eine bessere finanzielle Planung. Sie helfen dabei, Budgets für Instandhaltungsmaßnahmen langfristig zu planen und unangenehme finanzielle Überraschungen zu vermeiden.

Die Bildung von Rücklagen ist gesetzlich vorgeschrieben, insbesondere im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) in Deutschland. Die Höhe der Rücklagen wird in der Regel auf Basis einer langfristigen Instandhaltungs- und Finanzplanung festgelegt, die von der Hausverwaltung erstellt wird. Diese Planungen berücksichtigen den Zustand der Immobilie, die zu erwartenden Instandhaltungskosten und eventuelle Sonderausgaben.

Das Hausgeld ist eine regelmäßige finanzielle Zahlung, die Eigentümer von Wohnungen oder Immobilien in einer Eigentümergemeinschaft (WEG) leisten. Es deckt gemeinschaftliche Ausgaben und wird in der Regel monatlich von jedem Eigentümer gezahlt. Das Hausgeld ist Bestandteil der monatlichen Kosten, die mit dem Eigentum verbunden sind, und dient der Deckung gemeinsamer Aufwendungen für die Instandhaltung, Verwaltung und Nutzung des gesamten Wohngebäudes.

Bestandteile des Hausgelds können sein:

• Instandhaltungsrücklage:

Ein Anteil des Hausgelds wird in die Instandhaltungsrücklage eingezahlt. Diese Rücklage dient dazu, langfristige Instandhaltungs- und Renovierungsmaßnahmen zu finanzieren.

• Betriebskosten:

Hierzu gehören laufende Kosten wie Wasser, Heizung, Versicherungen und Reinigung von gemeinschaftlichen Bereichen.

• Verwaltungskosten:

Kosten für die Verwaltung der Eigentümergemeinschaft, die Abwicklung von Eigentümerversammlungen, Buchführung und Kommunikation mit den Eigentümern.

• Heizkosten (falls nicht bereits in den Betriebskosten enthalten):

In einigen Fällen werden Heizkosten separat abgerechnet und sind Teil des Hausgeldes.

• Wohngeld (falls nicht bereits in den Betriebskosten enthalten):

In einigen Fällen werden Zahlungen für Wohngeld, insbesondere in Genossenschaften, separat über das Hausgeld abgewickelt.

Es ist wichtig zu beachten, dass die genaue Zusammensetzung des Hausgelds von der spezifischen Vereinbarung in der Eigentümergemeinschaft abhängt. Die Verwaltung der Eigentümergemeinschaft oder die Hausverwaltung erstellt eine Jahresabrechnung, die den Eigentümern einen Überblick über die getätigten Ausgaben und Einnahmen gibt.

Das Hausgeld ist eine wesentliche finanzielle Verpflichtung für Eigentümer in einer WEG und stellt sicher, dass die gemeinschaftlichen Belange und laufenden Kosten gedeckt sind, um den reibungslosen Betrieb und die Werterhaltung der Immobilie zu gewährleisten.

Das Hausgeld wird von den Eigentümern einer Wohnung in einer Eigentümergemeinschaft gezahlt. Jeder Wohnungseigentümer ist verpflichtet, seinen Anteil am Hausgeld zu entrichten. Das Hausgeld dient dazu, gemeinschaftliche Ausgaben wie Instandhaltung, Betriebskosten, Verwaltungskosten und möglicherweise Heizkosten zu decken. Es wird in der Regel monatlich gezahlt und ist eine wichtige finanzielle Verpflichtung für Eigentümer in einer Wohnungseigentümergemeinschaft.

Gem. § 21 Abs. 5 Nr. 4 gehört die Bildung einer angemessenen Instandhaltungsrücklage (IHR) zur ordnungsgemäßen Verwaltung. Die IHR erlaubt es der WEG beispielsweise notwendige Reparaturen zu veranlassen und auch zu bezahlen. Denn nur wenn die finanziellen Mittel zur Verfügung stehen, kann der Verwalter die notwendigen Arbeiten beauftragen. Über die Verwendung der Instandhaltungsrücklage entscheidet die WEG bei der Eigentümerversammlung durch Beschluss. In ganz dringenden Fällen können notwendige Arbeiten auch durch einen Umlaufbeschluss auf den Weg gebracht werden. Eine Auszahlung bei Verkauf ist nicht möglich. Der Käufer erwirbt diesen Anteil an der Instandhaltungsrücklage.

Der Begriff Sondereigentum wird gesetzlich in § 3 Abs. 1 WEG definiert.

Sondereigentum bezeichnet das individuelle, alleinige Eigentum an einer bestimmten Wohnung oder an anderen klar abgegrenzten Räumen innerhalb eines Mehrfamilienhauses. Dabei hat der Eigentümer das exklusive Nutzungs- und Verfügungsrecht über diesen spezifischen Bereich. Sondereigentum steht im Gegensatz zum Gemeinschaftseigentum, das gemeinschaftlich von allen Wohnungseigentümern genutzt und verwaltet wird. Regelungen zum Sondereigentum sind im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) festgelegt.

Das Sondernutzungsrecht bezeichnet das individuelle Recht eines Wohnungseigentümers in einer Eigentümergemeinschaft, bestimmte, klar definierte Flächen oder Räume im Gemeinschaftseigentum exklusiv zu nutzen. Diese Nutzungsberechtigung ist meist im Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung festgelegt. Es ermöglicht einem Eigentümer die exklusive Nutzung bestimmter Bereiche, während das restliche Gemeinschaftseigentum allen Eigentümern gemeinschaftlich gehört. Beispiele für Sondernutzungsrechte sind etwa Gartenflächen, Stellplätze oder Balkone.

Gemeinschaftseigentum bezeichnet den gemeinsamen Besitz und die gemeinsame Verantwortung aller Eigentümer in einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) für bestimmte Teile eines Gebäudes. Dazu gehören üblicherweise Flächen und Einrichtungen, die von allen Bewohnern genutzt werden, wie Treppenhäuser, Dachböden, Keller, aber auch tragende Wände und das Grundstück. Die Regelungen für die Nutzung und Verwaltung des Gemeinschaftseigentums sind im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) festgelegt.

Teileigentum bezeichnet das individuelle Eigentum an bestimmten, genau definierten Teilen eines Gebäudes, etwa Räumen oder Flächen. Im Gegensatz zum vollständigen Wohnungseigentum umfasst Teileigentum keine eigenständige, abgeschlossene Wohnung, sondern spezifische, klar abgrenzbare Bereiche innerhalb eines größeren Gebäudes. Die Rechte und Pflichten des Teileigentümers sind im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) geregelt. Teileigentum wird oft bei gewerblichen Immobilien, wie Ladenflächen in einem Einkaufszentrum, angewendet. Teileigentum ist das Sondereigentum an Räumen, die nicht Wohnzwecken dienen, z.B. Garagen oder gewerblich genutzte Einheiten (§1 Abs. 3 WEG).

Wohnungseigentum bezeichnet das individuelle Eigentum an einer bestimmten Wohnung in einem Mehrfamilienhaus. Dabei handelt es sich um eine rechtliche Form des Eigentums, bei der ein Eigentümer das alleinige Nutzungsrecht und die Verfügungsgewalt über seine spezifische Wohnung hat, während gemeinschaftliche Bereiche wie Treppenhäuser, Dachboden und Keller gemeinschaftliches Eigentum aller Wohnungseigentümer sind. Die Regelungen für Wohnungseigentum sind im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) festgelegt und regeln die Rechte und Pflichten der Eigentümergemeinschaft sowie die individuellen Belange der Wohnungseigentümer.